Bu şema, kentte yaşayanların öneri, istek ve şikayetlerinin yüz yüze ve dijital kanallarla alınması, belediyeye taşınması, vatandaş adına takibinin belediye içerisinde yapılması ve her safhada vatandaşa bilgi verilmesi esasına dayanır. Belediye Halkla İlişkiler Sistemi, bütün iletişim kanallarında, kamuda pek de rastlanmayan bir biçimde "Nasıl Yardımcı Olabilirim? karşılaması ile başlar. Gelen talep hangi kanaldan gelirse gelsin çok kısa bir süre içerisinde vatandaşın cep telefonuna başvuru takip numarası düşer. Talepler, sistemin beyni Koordinasyon Merkezi tarafından ilgili müdürlüğe aktarılır ve 48 saat içerisinde çözüm veya çözüm planı üretilerek, yine Koordinasyon Merkezi tarafından vatandaşa telefonla bilgi verilir. Telefon "Nasıl Yardımcı Olabilirim? " cümlesi ile kapanır. Vatandaş ile müdürlüğün teması yoktur. BAĞIMSIZ BİR BİRİM DEĞERLENDİRMELİ AÇIK KAPI - Yerel Yönetimler Halkla İlişkiler ve İletişim sistemi doğrudan üst yönetime bağlıdır. Neden? Kurulacak sistem, kentte yaşayanların istek, öneri ve şikayetlerine dayanacağı için, belediye örgütlenmesinde bu taleplerin yerine getirilip getirilmediğinin sorgulanması, takip edilmesi ve sonuçlandırılabilmesi için, hizmet esasına göre örgütlenmiş ve bu taleplerin tarafı durumunda olan belediye birimlerinden bağımsız olmalıdır. Ancak bağımsız ve doğrudan üst yönetime bağlı olarak yapılacak örgütlenme, diğer belediye birimlerinde vatandaş adına talebin takipçisi ve ilgili birimin sorgulayıcısı olacaktır. Açık Kapı bir sistem olarak tasarlanırken, belediye hiyerarşisinden bağımsız, doğrudan Başkanlık Makamına karşı sorumlu ve Başkan adına sorgulayıcı olmalıdır. Bu sorumluluk ve sorgulayıcılık bir yetki çatışmasına yol açmamalı, belediye birimlerinin üzerine çıkmamalıdır. Kentte yaşayanların öneri, istek ve şikayetlerini dinleyen AÇIK KAPI, vatandaş adına ayna tutan, belediye adına hizmetin yerine getirilmesinin aracısıdır. Doğrudan hizmetin kendisini sunmaz. Ama yeniden hatırlatmak gerekir ki başvuru kanallarından AÇIK KAPI sistemine başvuran kentli, belediyeye başvurmakta ve AÇIK KAPI görevlisi de belediye adına yanıt vermektedir. Yani AÇIK KAPI, vatandaş nezdinde şeffaf Belediyeci olurken, belediye hizmet birimi nezdinde de hesap soran vatandaştır. Bu ikili durum AÇIK KAPI bağımsız örgütlenme gereğinin iletişim zeminini oluşturur. Gönen Orhan Yerel Yönetimler İletişim ve Strateji Danışmanı