Toplam tutar, katılım tahmini değiştiği anda anlamını yitiriyor. Kişi başı hesap ise porsiyon büyüklüğü, servis süresi, ulaşım ve ekip ihtiyacı gibi kalemleri tek tek görünür hale getiriyor. Bütçesini bu birim üzerinden kuran kişi, önüne gelen farklı teklifleri de aynı ölçüyle karşılaştırabiliyor.
Porsiyon kararı bütçenin ilk satırıdır
Kişi başı hesabın çıkış noktası, bir kişiye ne kadar ikram edileceğidir. Lokmada bu karar tabakta mı külahta mı verileceğine, pilavda porsiyon gramajına, helvada kase ölçüsüne göre değişir. Aynı kişi sayısı için hazırlanan iki planın tutarı, yalnızca porsiyon tercihi yüzünden ayrışabilir. Bu yüzden fiyat sorulmadan önce ikramın nasıl sunulacağına karar vermek, sonradan yapılan revizyonların önüne geçer.
İkinci belirleyici, kişi sayısının nasıl tahmin edildiğidir. Davetli listesi üzerinden yapılan hesap kapalı salon etkinliklerinde işe yarar. Cami avlusu, mezarlık çıkışı, mahalle arası veya iş yeri açılışı gibi akışın açık olduğu yerlerde ise katılım listeyle sınırlı kalmaz. Geçerken ikram alan kişiler hesaba katılmazsa ikram ortada biter ve bütçe planı en görünür yerinde aksar.
Aynı kişi sayısında fiyatı hareket ettiren kalemler
Kişi başı tutarı en çok oynatan başlık hammaddedir. Un, yağ, şeker, pirinç ve tavuk gibi girdilerin fiyatı mevsime ve piyasaya göre değiştiği için aynı organizasyon farklı aylarda farklı rakamlarla planlanabiliyor. Aylar öncesinden alınmış bir rakamı sabit kabul etmek yerine teklifi etkinlik tarihine yakın tazelemek daha sağlıklı oluyor. Kalabalık etkinliklerde hayır lokması için kişi başı hesap yapılırken de bu oynaklığa karşı bir esneklik payı bırakılıyor.
İkinci kalem mesafedir. İstanbul'un iki yakası ile Gebze ve Kocaeli çevresinde yapılan işlerde araç, yakıt ve ekibin yolda geçirdiği süre sabit bir yük oluşturur. Bu yük toplam tutara eklenip kişi sayısına bölündüğü için küçük gruplarda kişi başı rakamı yukarı çeker, kalabalık organizasyonlarda ise daha az hissedilir. Küçük bir ikramın kişi başı maliyetinin yüksek görünmesinin başlıca nedeni budur.
Ölçek etkisi de göz ardı edilmemeli. Kişi sayısı arttıkça sabit kalemler daha geniş bir tabana yayıldığı için kişi başı tutar bir noktaya kadar düşer, ancak bu düşüş sınırsız değildir. Belirli bir eşikten sonra ikinci bir araç, ek ekip ya da ayrı bir kurulum noktası gerekir ve maliyet basamak basamak yukarı çıkar. Bu yüzden bin kişilik bir ikramın hesabı, beş yüz kişiliğin tam iki katı gibi düz ilerlemez.
Üçüncüsü servis süresi ve ekiptir. İki saatte biten bir dağıtımla beş saat boyunca aralıksız servis verilen bir etkinlik, aynı kişi sayısına ulaşsa bile aynı iş gücünü gerektirmez. Uzun süreli servis daha fazla ekip, daha fazla ekipman ve daha uzun hazırlık demektir. İkramın türü de bu tabloya girer. Yerinde döktürülen lokma ile önceden pişirilip taşınan pilav, hem ekipman hem de zamanlama açısından farklı bir düzen ister.
Takvim ise sessiz bir çarpan gibi çalışır. Ramazan, Muharrem ayı, kandiller ve hafta sonları organizasyon yoğunluğunun arttığı dönemlerdir. Bu dönemlerde uygun tarih ve ekip bulmak zorlaşır, geç kalan taleplerde seçenek daralır. Aynı iş için birkaç hafta erken planlama yapmak çoğu zaman bütçeyi ürün fiyatından bağımsız biçimde rahatlatır.
Bütçe kurarken sık tekrarlanan hatalar
● Yalnızca ürünün kişi başı fiyatına bakıp ulaşım, kurulum ve servis kalemlerinin teklife dahil olup olmadığını sormamak.
● Katılımı davetli sayısıyla eşitlemek ve açık alanda geçerken ikram alacak kişileri hesaba katmamak.
● Peçete, kaşık, bardak, tabak ve poşet gibi yan malzemeleri ayrı bir kalem olarak düşünmemek.
● Servis süresini olduğundan kısa varsayıp ekip ve ekipman ihtiyacını eksik planlamak.
● Açık alanda yapılacak ikramda hava koşulları için alternatif bir plan bırakmamak.
Bu hataların ortak yanı, sonradan çıkan farkın çoğunlukla ürünün kendisinden değil çevresindeki kalemlerden gelmesidir. Lokma dağıtımı ya da mevlüt pilavı gibi işlerde tencerenin içindekinden çok, o tencerenin nereye, kaç kişiyle ve kaç saatliğine gittiği tutarı belirler.
Teklifleri karşılaştırırken netleştirilecek başlıklar
Farklı yerlerden gelen rakamlar ancak kapsamları aynıysa karşılaştırılabilir. Teklifin kaç kişilik olduğu, porsiyon ölçüsünün ne kabul edildiği, servisin kaç saat süreceği, sahada kaç kişilik ekibin bulunacağı, ulaşımın dahil olup olmadığı ve yan malzemelerin kim tarafından sağlanacağı baştan netleşmelidir. Ödemenin hangi aşamada yapılacağı ve tarih değişikliğinde nasıl bir yol izleneceği de konuşulduğunda sonradan çıkan sürprizler azalır. Bu başlıkların tamamı tek bir cevapta toplandığında ortaya çıkan rakam, gerçekten karşılaştırılabilir bir kişi başı tutardır.
Hayır lokması fiyatı sorulurken tek bir rakam beklemek yerine bu başlıkların her birine karşılık gelen bir hesap istemek, hem bütçeyi gerçekçi kılar hem de ikramın amacına uygun biçimde tamamlanmasını sağlar. Lokma döktürme gibi hazırlığı sahada yapılan işlerde bu netlik, etkinlik gününde ekibin ne zaman geleceğinden ikramın kaça kadar süreceğine kadar her ayrıntıyı önceden yerine oturtur.
Bu Bir İlandır
