Apartman yöneticiliği çoğu binada gönüllü yapılan, ama emeği hiç bitmeyen bir iş. Ay sonu geldiğinde yönetici bir yanda banka hesabını, bir yanda defteri, bir yanda da "Ben ödemiştim" mesajlarını karşılaştırıyor. Bu tablo, yapay zekâ destekli yönetim uygulamalarıyla hızla değişiyor.
Defteri karıştırmak yerine soru sormak
Yeni nesil uygulamalarda yönetici tabloya bakmak yerine düz Türkçe soru yazıyor. "Bu ay kim ödemedi?" diye sorduğunda borcu geciken dairelerin listesi tutarlarıyla birlikte geliyor. "Kasada ne kadar para var?", "Geçen ay en çok neye harcadık?" ya da "Son altı ayda tahsilat nasıl gitti?" gibi sorular da aynı şekilde cevaplanıyor. Gerekirse cevap tablo ve grafik olarak geliyor.
Banka ekstresini okuyor, ödemeyi daireye yazıyor
Yöneticilerin en çok vaktini alan iş, banka hesabına gelen havalelerin hangi daireye ait olduğunu bulmak. Açıklamaya "aidat" yazıp geçen, eşinin hesabından gönderen ya da iki ayı birden ödeyen kişiler işi daha da zorlaştırıyor.
Yapay zekâ asistanına banka ekstresini yükleyip ödemeleri eşleştirmek bu işi büyük ölçüde üstleniyor. Asistan ödemeleri dairelerle eşleştiriyor; emin olamadığı ödemeleri ise tahmin yürütmek yerine "eşleşmedi" diye ayırıyor ve son kararı yöneticiye bırakıyor.
"Ahmet Bey 500 lira nakit verdi, kaydet"
Elden alınan aidatlar da artık tek cümleyle kayda geçiyor. Yönetici ödemeyi yazınca asistan, tutarı en eski borçtan başlayarak hangi aylara düşeceğini gösteren bir onay kartı hazırlıyor. Gecikenlere gidecek kibar bir hatırlatma mesajı ya da yeni bir duyuru da aynı şekilde taslak olarak geliyor.
Burada önemli bir ayrıntı var: Asistan hiçbir işlemi kendi başına yapmıyor. Mesaj gönderilmeden, ödeme kaydedilmeden önce yönetici kartı görüyor, gerekirse metni düzeltiyor ve onaylıyor. Para ve kişisel bilgi söz konusu olduğunda son söz her zaman insanda kalıyor.
Gecikme tazminatı ve gider kaydı da tek cümle
Kat Mülkiyeti Kanunu, aidatını zamanında ödemeyen kat malikinden geciktiği günler için aylık yüzde 5 gecikme tazminatı istenebileceğini söylüyor. Kâğıt üzerinde bu hesap, her daire için gün sayıp oran uygulamak demek. Yapay zekâ destekli sistemlerde yönetici tazminatı bir kez açıyor; hesap her ay kendiliğinden yapılıyor, tazminat ayrı bir satır olarak görünüyor ve yönetici gerekirse tek dokunuşla affedebiliyor.
Giderler için de durum aynı. "Asansör bakımına 1.500 lira ödedik, kasadan" yazan yöneticinin önüne gider kaydı, kategori ve kasadan düşülecek tutarla birlikte bir onay kartı geliyor. Fatura tarihini ve tutarı ayrı ayrı forma girmek gerekmiyor.
Kapıdaki misafir, otoparktaki araç
Güvenlik görevlisi olan sitelerde yapay zekânın bir başka kullanım alanı kapı kayıtları. "Bugün kapıya kimler geldi?" sorusuna asistan, gelen misafirleri, kuryeleri ve kargoları hangi daireye geldikleri ve onaylanıp onaylanmadıklarıyla birlikte listeliyor. Plakası sisteme kayıtlı araçların hangi daireye ait olduğu da, misafir araçlarının giriş-çıkış saatleri de aynı şekilde sorulabiliyor.
Yöneticiyi tanıyan asistan
Her yöneticinin kendi alışkanlıkları var. Kimisi hatırlatmaların resmî dille yazılmasını istiyor, kimisi bazı dairelerin ödemeyi her ay belli bir günde yaptığını biliyor. Yeni nesil asistanlara "Bunu hatırla" demek yetiyor; not kaydediliyor ve sonraki sohbetlerde dikkate alınıyor. Notlar istenildiği zaman görülüp silinebiliyor, asistan da kendi kendine not almıyor.
Dairede oturanlar da soru sorabiliyor
Yapay zekâ yalnızca yöneticinin işine yaramıyor. Uygulamaya davet edilen kat malikleri ve kiracılar da kendi dairelerine dair soruları asistana yöneltebiliyor. "Ne kadar borcum var?", "Aidatı hangi hesaba, hangi açıklamayla yatırmalıyım?" ya da "Asansör arızası için talep açmak istiyorum" gibi mesajlar, yöneticinin telefonuna gelen sorulardan önemli bir kısmını azaltıyor.
Ödemeyi yapan kişi "Bugün aidatımı ödedim" yazdığında asistan bir ödeme bildirimi hazırlıyor; kişi bunu onaylayınca bildirim yöneticinin önüne düşüyor. Böylece dekont fotoğrafları gruplarda kaybolmuyor, her ödeme bildirimi ilgili borcun yanında duruyor.
Bilgiler kimde kalıyor?
Aidat, ödeme ve iletişim bilgileri kişisel veri olduğu için yapay zekâ kullanımında en çok merak edilen konu gizlilik. Bu tür uygulamalarda asistan yalnızca soruyu soran kişinin görmeye yetkili olduğu kayıtlara erişiyor: Yönetici kendi sitesinin verilerini, dairede oturan kişi ise yalnızca kendi borç ve ödemelerini görebiliyor. Bir dairenin bilgisi komşusuna açılmıyor.
Asistanın verdiği cevaplar da uydurma değil, sistemdeki kayıtlara dayanıyor; cevabın altında hangi kayıtlara bakıldığı görünüyor. Kayıtta olmayan bir bilgi sorulduğunda asistan tahmin yürütmek yerine bunu açıkça söylüyor.
Yapay zekâ neyi yapmamalı?
Yapay zekânın apartman yönetiminde yeri net: Kayıtları hızlı okumak, taslak hazırlamak ve yöneticinin vaktini almak yerine ona zaman kazandırmak. Hukuki tavsiye vermek, bir borç için icra kararı almak ya da yönetim kurulunun yerine karar vermek bu işin parçası değil. İyi tasarlanmış bir asistan bu sınırları kendisi de koruyor; konu dışı bir soruya cevap uydurmak yerine yardımcı olamayacağını söylüyor.
Uygulama seçerken de birkaç soruya bakmakta fayda var: Asistan onay almadan işlem yapıyor mu? Cevabın hangi kayda dayandığı görünüyor mu? Dairede oturan biri komşusunun bilgisine ulaşabiliyor mu? Bu üç sorunun cevabı, yapay zekânın gerçekten işe yarayıp yaramayacağını büyük ölçüde belirliyor.
Nasıl başlanıyor?
Yapay zekâdan verim almanın ilk şartı düzenli kayıt. Yönetici önce daireleri ve kişileri sisteme ekliyor; bu işlem bir Excel listesiyle birkaç dakikada yapılabiliyor. Ardından aylık aidat tutarı ve son ödeme günü belirleniyor. Geçmiş ödemeler için banka ekstresi yüklendiğinde asistan hangi dairenin ne zaman ödediğini çıkarıyor, yöneticiye de yalnızca emin olunamayan birkaç havaleyi kontrol etmek kalıyor.
Hangi uygulama, nasıl çalışıyor?
Bu yaklaşımı Türkiye'de sunan uygulamalardan biri Siteyo. Aidat ve borç takibi, banka ekstresi eşleştirme, gecikme tazminatı, kapı güvenliği ve otopark kaydı gibi işleri tek yerde topluyor; Türkçe yapay zekâ asistanı ise ücretli paketlerde sunuluyor. Uygulama ayrıca her pazartesi sabahı yöneticiye geçen haftanın tahsilatını ve bekleyen işleri özetleyen bir bildirim gönderiyor.
Uygulama 50 daireye kadar ücretsiz kullanılabiliyor. Ayrıntılara siteyo.net adresinden ulaşılabiliyor.
Bu Bir İlandır
