Bu bağlamda ön plana çıkan örneklerden biri olan e-arşiv fatura, geleneksel fatura oluşturma ve gönderim süreçlerine kıyasla işletmeler için daha avantajlıdır. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından onaylanan, yasal altyapıya ve güvenceye sahip olan e-arşiv fatura sistemine kolayca geçiş yaparak çeşitli avantajları deneyimleyebilirsiniz. Siz de nasıl e-arşiv fatura başvurusu yapacağınızı merak ediyorsanız gelin, konuyu yakından inceleyelim.
E-Arşiv Fatura Nedir ve Kimlerin Kullanması Gerekir?
E-arşiv fatura, GİB’e herhangi bir bildirim zorunluluğu olmayan ve elektronik ortamda düzenlenen dijital fatura türüdür. Bu fatura türünün kullanım amacı, e-fatura kullanmayan vergi mükelleflerine veya bireysel tüketiciler için fatura düzenleyebilmektir. Belli miktarda ciro miktarına ulaşan işletmeler için e-arşiv fatura kullanımı yasal olarak zorunlu bir araç haline gelir. Halihazırda en az 3 milyon TL ciroya sahip olan işletmeler, müşterileri için e-arşiv fatura düzenlemek zorundadır. Bununla birlikte elektronik ortamda satış yapan, dijital kanallarla ödeme alan, e-ticaret üzerinden hizmet sunan işletmeler de e-arşiv fatura kullanmalıdır.
E-Arşiv Fatura Kullanmak İçin Hangi Şartların Taşınması Gerekir?
E-arşiv fatura kullanacak şirketlerin başvuru öncesinde bazı şartları yerine getirmesi gerekir. Başvuru sürecinin hem yasal hem teknik olarak hızlı ve sağlıklı ilerlemesi için karşılanması gereken koşullar şunlardır:
● Şirketin vergi mükellefi olması
● E-imza veya Mali Mühür sahibi olunması
● İşletmeye ait MERSİS (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi) kaydının olması
● Gelir İdaresi Başkanlığı ile uyumlu bir entegrasyon
E-Arşiv Fatura Başvurusu Yapmak İçin Atılacak Adımlar Nelerdir?
E-arşiv fatura başvurusu yapmak dijital ortamda gerçekleştirilebilecek son derece kolay bir işlemdir. Bunun için uygulamanız gereken adımlar şöyle sıralanabilir;
● GİB portalına kayıt olun ve işletmenizin bilgilerini eksiksiz bir biçimde doldurarak başvurunuz için ilk adımı atın.
● Mali mühür ve e-imza kullanımı zorunluğu olduğu için TÜBİTAK KamuSM’den temin ettiğiniz bilgileri başvurunuzda kullanın.
● Başvuruyu yaptıktan sonra faturaları oluşturmak, göndermek ve saklamak için e-arşiv fatura programı seçin.
● E-fatura programınız ile Gelir İdaresi Başkanlığı entegrasyonunu tamamlayın.
● Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından işletmenizin sistemini test edilmesini ve onaylanmasını bekleyin.
E-Arşiv Fatura Kullanımının İşletmelere Getirdiği Avantajlar Nelerdir?
E-arşiv fatura, işletmeler için zorlukları ve maliyetleri azaltarak hem işlevli hem de verimli süreçler gerçekleştirilmesine yardımcı olur. Böylece e-arşiv fatura kullanan işletmeler, tüm muhasebe faaliyetlerini daha hızlı ve düzenli biçimde sürdürebilir. E-fatura kullanımı yalnızca avantajlarıyla değil, hukuki açıdan riskleri ve olası anlaşmazlıkları minimuma indirmesiyle de işletmelere kolaylık sağlar. İşte, e-arşiv fatura kullanımının getirdiği avantajlar:
● E-arşiv faturayla kâğıt fatura kullanımı tamamen ortadan kalkar.
● Kâğıt masraflarının ortadan kalkması operasyonel verimliliği, gönderimleri ve arşivlemeleri kolaylaştırır.
● E-arşiv fatura kullanımı GİB tarafından onaylı ve yasal altyapıya sahip olduğu için hukuki süreçlerde şeffaf adımlar atılmasını sağlar.
● Yeni nesil bir hizmet olduğu için bulunduğunuz iş dünyasında işletme itibarınızı güçlendirir.
● E-arşiv fatura programları kullanıldığında, fatura süreçlerinde insan emeğine duyulan ihtiyaç azalır. Bu sayede işletmenin insan kaynakları diğer faaliyetlerde daha verimli olabilir.
E-arşiv fatura; işlevsel, mali ve hukuki açıdan işletmelerin çok daha verimli hale gelmesini sağlar. Bu süreçte E-arşiv fatura programı kullanırken deneyimli ve güvenilir bir çözüm ortağıyla hareket etmek son derece önemlidir. Orka E-Arşiv Programı, elektronik ortamda fatura kesmek isteyen şirketler için bir dizi avantaj sunar. Siz de GİB altyapısına uygun, hızlı, güvenilir çözümler için Orka ile çalışarak 37 yıllık deneyim ve özverinin ayrıcalıklarından yararlanabilirsiniz.
